Comment Keelwave traite les données personnelles de ses visiteurs, prospects et clients.

Keelwave SRL, société à responsabilité limitée de droit belge, dont le siège social est établi à Silversquare Bailli, Avenue Louise 231, 1050 Bruxelles, Belgique, est le responsable du traitement des données personnelles collectées via le site keelwave.ink, ses formulaires et les échanges directs par e-mail ou téléphone.

Cette politique s’applique aux traitements effectués dans le cadre :

• de la consultation du site keelwave.ink ;
• des demandes d’information ou de rendez-vous via la page Contacts ;
• des échanges précontractuels et contractuels avec nos clients et prospects ;
• de la gestion des relations avec nos partenaires, fournisseurs et interlocuteurs professionnels.

Pour toute question liée à la protection des données, vous pouvez nous contacter à l’adresse [email protected]. Selon les cas, nous pouvons désigner un interlocuteur spécifique au sein de l’équipe en charge des questions de confidentialité.

2.1 Données fournies directement

Lorsque vous nous contactez via le formulaire de la page Contacts ou par e-mail, nous collectons les informations que vous choisissez de nous transmettre, par exemple :

• vos nom et prénom ;
• votre adresse e-mail professionnelle ;
• votre numéro de téléphone professionnel ;
• le nom de votre entreprise ou organisation ;
• toute information contextuelle que vous nous fournissez sur votre produit, vos besoins ou votre projet (description de l’application, objectifs, contraintes, etc.).

Dans le cadre d’une relation contractuelle, nous pouvons également collecter des informations supplémentaires, telles que des adresses de facturation, des coordonnées bancaires ou des informations nécessaires au suivi administratif et comptable de la mission.

2.2 Données collectées automatiquement

Lors de votre navigation sur le site, certaines données techniques peuvent être collectées automatiquement, comme l’adresse IP abrégée, le type et la version du navigateur, le système d’exploitation, la date et l’heure d’accès, l’URL de la page visitée ou encore la page de provenance. Ces informations sont utilisées principalement pour assurer la sécurité du site, comprendre son utilisation globale et améliorer son fonctionnement.

Des cookies et autres traceurs peuvent également être utilisés à des fins techniques, de mesure d’audience ou d’amélioration de l’expérience. Pour plus de détails, nous vous invitons à consulter notre Politique de cookies.

2.3 Données relatives à la relation commerciale

Lorsqu’une collaboration est engagée, nous traitons également des données liées à la relation commerciale et aux missions réalisées : propositions envoyées, contrats, comptes-rendus d’ateliers, livrables, factures, échanges par e-mail ou visioconférence, feedbacks. Ces informations sont conservées afin d’assurer le suivi de la mission, remplir nos obligations légales et documenter notre travail.

3.1 Réponse aux demandes et relations précontractuelles

Lorsque vous nous contactez via le site, par e-mail ou par téléphone pour obtenir des informations, solliciter un rendez-vous ou demander une proposition, nous utilisons vos données de contact pour répondre à votre demande, analyser votre besoin, organiser un appel et préparer, le cas échéant, une proposition de mission. La base juridique de ce traitement est l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande.

3.2 Exécution des contrats et gestion des missions

Dans le cadre d’un contrat en vigueur, nous traitons les données nécessaires à l’exécution de nos obligations : planification des ateliers, échanges avec vos équipes, préparation des livrables, facturation, suivi des paiements. La base juridique principale est l’exécution du contrat conclu avec votre organisation.

3.3 Gestion du site, sécurité et amélioration

Nous pouvons traiter des données techniques de connexion et de navigation afin d’assurer le bon fonctionnement du site, prévenir les usages abusifs, détecter des incidents de sécurité et produire des statistiques anonymisées d’utilisation globale. La base juridique de ces traitements est notre intérêt légitime à sécuriser nos outils et à améliorer progressivement nos contenus.

3.4 Communication et prospection B2B raisonnée

Keelwave peut, dans une approche raisonnable et ciblée, contacter des clients existants ou des prospects professionnels pour partager des informations pertinentes sur ses services, ses actualités ou des ressources utiles liées au design mobile. Ces communications reposent soit sur notre intérêt légitime à développer une relation professionnelle, soit, lorsqu’exigé, sur votre consentement. Vous pouvez vous y opposer à tout moment.

3.5 Obligations légales et défense de nos droits

Certaines données sont traitées afin de respecter nos obligations légales (par exemple en matière de comptabilité et de fiscalité) ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice en cas de litige. La base juridique est alors l’obligation légale applicable ou notre intérêt légitime.

Les données que nous traitons sont accessibles aux personnes habilitées au sein de Keelwave, en fonction de leurs missions : direction, équipe projet, personnes en charge de l’administration, de la facturation ou de la gestion des outils. L’accès est limité aux informations nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches.

Nous pouvons faire appel à des prestataires externes (hébergeurs, fournisseurs d’outils collaboratifs, logiciels de visioconférence, outils de gestion de projet ou de facturation). Ces prestataires agissent en tant que sous-traitants au sens du RGPD, sur la base de contrats écrits qui définissent leurs obligations en matière de sécurité, de confidentialité et de protection des données.

Par ailleurs, certaines données peuvent être communiquées à des conseillers externes (avocats, experts-comptables) ou à des autorités publiques lorsque la loi l’exige ou lorsqu’une telle communication est nécessaire pour la défense de nos droits.

Keelwave ne vend pas de listes de contacts et ne cède pas vos coordonnées à des tiers à des fins de prospection commerciale indépendante, en dehors des cas où vous nous y auriez explicitement autorisés.

Lorsque l’utilisation d’un outil ou d’un service implique un traitement de données dans un pays situé en dehors de l’Espace économique européen, nous examinons les garanties proposées par le prestataire et nous nous appuyons, le cas échéant, sur des mécanismes reconnus par le RGPD, tels que des décisions d’adéquation ou des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

Si un transfert spécifique présente des risques particuliers, nous pouvons adapter notre configuration, limiter les données transférées ou proposer une alternative ne nécessitant pas de transfert hors UE lorsque cela est possible.

À titre indicatif, et sauf dispositions contraires spécifiques :

• les données de contact liées à des demandes d’information non suivies d’une mission sont conservées en principe jusqu’à 24 mois après le dernier échange significatif ;
• les données liées à des clients (contrats, factures, échanges structurants) sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivée pendant les délais nécessaires au respect des obligations légales, notamment comptables et fiscales ;
• les données techniques de connexion et certains journaux peuvent être conservés quelques mois à des fins de sécurité et de traçabilité technique ;
• la durée de conservation des cookies est détaillée dans la Politique de cookies.

Au-delà de ces durées, les données peuvent être supprimées, anonymisées ou archivées avec un accès restreint, lorsque cela est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Selon la situation et le fondement juridique du traitement, vous pouvez notamment exercer les droits suivants :

• droit d’accès : obtenir la confirmation que nous traitons des données vous concernant et, le cas échéant, en recevoir une copie ;
• droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement : demander la suppression de certaines données, notamment lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités poursuivies ou lorsque vous retirez votre consentement, sous réserve de nos obligations légales ;
• droit à la limitation du traitement : demander, dans certains cas, la suspension temporaire de l’utilisation de vos données ;
• droit d’opposition : vous opposer à certains traitements fondés sur notre intérêt légitime, notamment à des communications de prospection professionnelle, sous réserve de motifs légitimes impérieux ;
• droit à la portabilité : recevoir, dans un format structuré, les données que vous nous avez fournies lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans effet rétroactif sur la licéité des traitements déjà effectués.

Pour exercer vos droits ou poser une question, vous pouvez nous écrire à [email protected]. Il pourra vous être demandé de fournir des informations complémentaires pour vérifier votre identité lorsque cela est nécessaire.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, en Belgique l’Autorité de protection des données (APD), si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés.